8 пакетов поправок в Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», принятых с 2019 по 2022 год, а также внесенные за тот же период поправки в другие кодексы и законы, полностью изменили отношение законодательства к электронной подписи и электронному документообороту. Теперь электронный документооборот и электронная подпись – обязательные условия ведения любой предпринимательской деятельности, а все условия признания электронных документов и требования к ним подробнейшим образом описаны в законах и подзаконных актах, соблюдаются всеми операторами ЭДО, поэтому никакое соглашение заключать не нужно.
История вопроса
Как это не печально, но в 2023 году все еще не угасают споры, заключать соглашение об электронном документообороте или нет?! Что в нем должно быть написано?! Особенно странно эти споры выглядят, когда спорят контрагенты, которые давно уже взаимовыгодно сотрудничают, но до сих пор не используют ЭДО. Известны даже случаи, когда отказ одной из сторон от заключения соглашения об ЭДО приводил к разрыву отношений.
Необходимость заключать соглашение об электронном документообороте возникла в далеком 2011 году, когда в законодательстве Российской Федерации отсутствовали ответы на многие вопросы, которые возникали у контрагентов, третьих лиц, судов, налоговых и иных государственных органов. В результате возникали различные подходы к признанию электронного документа равнозначным документу, составленному на бумаге. Такая ситуация не способствовала развитию электронного документооборота, поскольку в любой момент налоговый орган или суд могли не признать электронный документ, а прогрессивные контрагенты были вынуждены на всякий случай дублировать документы на бумажных носителях. Наиболее прогрессивные контрагенты, стремящиеся упростить и ускорить обмен документами, были вынуждены заключать соглашения, в которых прописывали условия признания электронных документов. Данные соглашения для третьих лиц служили доказательством правомочности того или иного электронного документа, снижали риск непризнания документа судом или налоговым органом.
Время шло. Законодательство в области электронной подписи менялось ежегодно, а иногда и по несколько раз в год. Законодатели стремительно устраняли пробелы в законодательстве, а иногда и собственные ошибки. Некоторые регулирующие и контролирующие органы, в том числе ФНС России, разработали особые формы документов бухгалтерского и налогового учета, в том числе первичного, предназначенные специально для электронного документооборота, и не предполагающие их дублирования на бумажных носителях. И только формы соглашений об электронном документообороте, которые заботливо были выложены «юристами» в интернет еще в 2010-2012 годах, никак не менялись.
Проблемы только начинаются
Именно по таким формам представители «старой школы» по настоящее время пытаются заключать соглашения, не отдавая себе отчет о том, что многие пункты таких соглашений не только не отвечают требованиям действующего законодательства к электронной подписи, порядку и срокам подготовки и вручения электронных документов, зачастую не соответствуют условиям и особенностям конкретных отношений, но и прямо противоречат требованиям действующего законодательства, например, содержат указания на формы документов, устаревших или не предназначенных для электронного документа.
Заключение такого соглашения сразу ставит стороны в очень сложное положение. Дело в том, что большинство контрагентов предпочитают обмениваться электронными документами посредством оператора ЭДО. А в силу законодательства и в целях выполнения своей основной функции оператор обязан обеспечить всем абонентам условия для совершения электронного документооборота в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, а не в соответствии с условиями соглашения, заключенного между отдельными участниками. Поэтому, если условия такого соглашения идут вразрез с правилами оператора ЭДО, соглашение становится невыполнимым, причем зачастую, невыполнимым оно является уже в момент заключения, но не все придают этом значение. Но бывает и так, что закон или подзаконный акт изменяет общие правила уже после заключения соглашения, оператор ЭДО немедленно меняет правила в системе, а для сторон соглашения становится невозможным выполнения одного или нескольких его условий.
А вот и сами проблемы
Конечно, в некоторых случаях, законодательство допускает применение сторонами условий, согласованных до изменения законодательства, но, как быть, когда оператор ЭДО поменял правила, подстроив их под новые требования закона?! Кроме того, как следует поступить сторонам соглашения, если произошедшие изменения обязательны для всех, то есть невыполнение новых требований закона влечет для сторон неблагоприятные последствия в виде непризнания налоговым органом или судом документов, составленных и подписанных с нарушением действующих общих правил?! Вместе с тем, выполняя новые правила стороны немедленно становятся нарушителями заключенного соглашения, и конечно, должны немедленно расторгнуть соглашение в связи с существенным изменением обстоятельств, из которых стороны исходили при его заключении, либо немедленно внести в него изменения.
Иными словами, не только сам процесс заключения первичного соглашения об электронном документообороте порождает споры и влечет дополнительную административную нагрузку, но и его наличие, в условиях быстро меняющихся обязательных для всех правил, порождает проблему, связанную с необходимостью внимательно следить за его актуальностью, требует от сторон немедленно менять его условия, подстраивая их под действующее законодательство. В противном случае стороны принимают на себя значительные риски непризнания электронных документов судами, налоговыми и иными органами. В лучшем случае, если электронные документы будут соответствовать требованиям действующего законодательства, условия соглашения всеми будут проигнорированы, а в худшем могут породить цепь правовых коллизий, из которых не так-то просто бывает выбраться.
Возникает резонный вопрос:
Зачем нужно соглашение об электронном документообороте?
Ответ банальный. Незачем. Кроме лишних, никому не нужных споров, и дополнительной нагрузки на работников, возможных рисков для обеих сторон, данный документ более не сулит ничего. Более пяти лет никакой полезной функции данное соглашение выполнять не может в силу изменившихся обстоятельств.
Единственная разумная причина для заключения соглашения об электронном документообороте является желание контрагентов обмениваться электронными документами без посредника (оператора ЭДО), например, отправляя их по электронной почте, и только в том случае, если в пределах, установленных законом, стороны намерены упростить процедуру признания отдельных электронных документов, подписанных неусовершенствованной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, например при преддоговорной переписке, согласовании несущественных деталей поставок, промежуточных результатов оказания услуг или выполнения работ.